Pour la recherche et l’affichage de documents d’archives numérisés, le Département de l'Orne a fait le choix d'utiliser le logiciel intégré Gaia, qui équipe 17 Archives départementales et dont les Archives de l’Orne sont dotées depuis 2000, et d’assurer lui-même l’hébergement de l’ensemble des données. Cette solution présente l'intérêt de disposer d'un seul outil informatique et d'une seule base pour toutes les données relatives aux Archives de l'Orne. Gaia a en effet vocation à gérer des informations concernant l’ensemble des fonctions archivistiques du service : entrées, éliminations, gestion des espaces de stockage, restauration, lecteurs et communications, données descriptives de l’ensemble des documents, affichage des images numériques. Le logiciel répond en outre à la norme internationale de description archivistique ISAD(G) et est compatible avec le format d’échange XML et en particulier à la DTD EAD.
 
Les données documentaires de l’ensemble des fonds (plusieurs dizaines de millions de caractères) doivent être progressivement intégrées dans la base de données Gaia. Il sera donc possible dans quelques mois d’interroger sur le même moteur de recherche non seulement les fonds dont les images numériques seront disponibles, mais aussi l’ensemble des fonds décrits dans la base et non numérisés : fichier de la bibliothèque, inventaires des séries anciennes et modernes, etc.

Fonds concernés par la mise en ligne

L’application de consultation en ligne d’archives numérisées porte pour l’instant sur les registres paroissiaux (XVIe – XVIIIe s.), les registres d’état civil ainsi que les tables décennales jusqu’en 1902.
 
Les images numériques de l’état civil ont été produites à partir de microfilms réalisés entre 2000 et 2005. La collection communale a servi de collection de référence pour les registres paroissiaux. Elle a été complétée en cas de lacunes par la collection du greffe et la collection diocésaine. La collection du greffe a servi de base au microfilmage des registres d’état civil, complétée le cas échéant par la collection communale.

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